VALORACIÓN DOCUMENTAL: PRINCIPALES CORRIENTES

La situación de la valoración documental ha sido estudiada en diversos países pero destacan fundamentalmente las aportaciones hechas por Alemania, Inglaterra, Estados Unidos y Canadá. Asimismo es importante mencionar la relevante contribución del Consejo Internacional de Archivos y de la UNESCO que han trabajado conjuntamente en la publicación de varios estudios RAMP.

Alemania

Este país que se caracteriza por su larga tradición racionalista ha sido de los primeros en preocuparse por la valoración. Mientras que Inglaterra, cuando menos al principio, ha valorado para eliminar, Alemania lo ha hecho para conservar. Lo que a primera vista, según apunta Carol Couture, puede parecer un juego de palabras, encierra de hecho una diferencia fundamental. El primero se preocupa especialmente por los intereses administrativos, financieros y a corto plazo (economía de espacio) que ofrece la eliminación, mientras que al de la segunda tendencia le mueve más el interés patrimonial.

Con Karl Otto Muller, a partir de 1928, Heinrich Otto Meisner en 1937, así como Georges Wilhelm-Sante y Wilhelm Rohr en 1957, la importancia del organismo creador es el primer punto de reflexión que han explorado los archivistas alemanes en materia de valoración.

El archivista Joachim Schreckenbach afirma que el archivo debe dar testimonio de todas las actividades del conjunto de la sociedad y la importancia del organismo creador, el uso de los documentos y la aproximación social.

Inglaterra

La contribución de los ingleses es singular. La archivística inglesa ha estado marcada por Hillary Jenkinson y su obra Manual para la Administración de Archivos que ha inspirado a archivistas de todo el mundo. Allí donde los alemanes han afrontado el problema, los archivistas ingleses, siguiendo a Jenkinson parecen dejar todo el problema al gestor.


"para un organismo administrativo destruir lo que ya no necesita es un asunto de su exclusiva competencia y una acción que futuras generaciones (aun cuando pudiesen encontrar razones para lamentarla) no pueden criticar sino solo bajo aquellas aspectos que solo le conciernen para tomar una decisión- la necesidad de sus intereses prácticos..."

Estados Unidos

En los años treinta, archivistas norteamericanos se dejaron seducir por la idea de valorar para eliminar. Pero desde 1940, un pionero en esta materia, Phillipp C. Brook se opone a este planteamiento en un texto cuyo título es muy clarificador: La selección de documentos para la conservación. Brooks llamó la atención acerca de tres criterios para juzgar el valor permanente: valor que la institución de origen otorga a los documentos, utilidad que presentan para la historia de la institución y valor histórico de dichos documentos.

Quince años después Schellenberg definirá dos conceptos esenciales que han suscitado consenso: el valor primario, que vincula los aspectos legales, financieros y administrativos y el valor secundario basado en el valor evidencial e informativo.

Un elemento más a considerar durante el proceso de valoración documental es el hecho práctico del costo de conservación. Ya desde 1946 lo planteó Phillipp Bauer y lo reiteró más tarde Maynard Brichford.

Otros archivistas analizan y proponen principios de selección documental, de acuerdo a las características específicas de los documentos tales como forma, periodo al que corresponden y estado de organización.

En 1981, Harold T. Pinkett apuntaba que las consideraciones más recientes para la valoración documental agregaban otros factores a los planteados por Brooks y por Schellenberg, tales como la factibilidad de su uso y perspectivas de investigación o metodologías, para ser tomados en cuenta al aplicar los principios.

A lo largo de este recorrido, subyace la idea de que la permanencia de todos los documentos era absoluta, pero con el crecimiento de los archivos se inicia la relativización del concepto y va surgiendo la concepción de que no siempre es la conservación física de los documentos lo importante, sino la conservación de la información.


En años más recientes Frank Boles y Julia Marks Young exploran la caja negra de la valoración. Éstos presentan en 1991 una síntesis y una articulación de criterios vanguardistas, estructuran una teoría de la valoración y articulan un conjunto de criterios en tres módulos: valor informativo, costos de conservación y consecuencia de las decisiones resultantes de la valoración.

Canadá

En Canadá los Archivos Nacionales fue una de las primeras instituciones en preocuparse por la valoración. Hasta la adopción de la Ley de Archivos de 1987 esta institución practicó una política pasiva ante la valoración, limitándose a aceptar las propuestas que les presentaban los ministerios y organismos gubernamentales. A partir de 1990 desarrollaron una política calificada como "desde arriba hasta el fondo" estableciendo un orden de prioridades entre las instituciones cuyos fondos había que valorar. De aquí surge la "macrovaloración" que obtendrá carta de naturalización con los trabajos de Therry Cook. Según este planteamiento, es necesario conocer bien las instituciones creadoras para que la valoración de los documentos sea pertinente y adecuada. Cook aporta así un matiz esencial a la importancia del organismo creador que desarrollaron los archivistas alemanes.

Terry Eastwood, por su parte, insiste en la necesidad que existe de considerar, también, el uso de los documentos; preocupación compartida por varios autores europeos y americanos. También él viene a matizar ideas ya conocidas. Para qué intentar, en vano, prever el uso futuro de los documentos. Es mejor estudiar y entender bien el uso que se les da en el momento de su creación. Es de esta utilización de la que hay que preocuparse pues es de ella de la que los documentos deben ser testigos privilegiados.

En cuanto a los archivistas de Quebec, exploran vías propias. A partir de la Ley de Archivos de 1983, otorgan un papel preponderante al calendario de conservación reconociendo así el carácter central de la valoración. Desde entonces todos los organismos públicos deben valorar sus fondos y la valoración se convierte en el eje sobre el que gira la archivística quebequense. Rousseau y Couture reivindican una archivística integrada que otorgue un lugar importante a la valoración con vistas a prestar un mejor servicio al productor de los documentos.

La valoración es pues en nuestros días pieza clave porque no sólo debe ser lo suficientemente precisa y ser aplicada sistemáticamente para racionalizar y planificar un sistema de archivos, sino además pensada para que de un fiel testimonio del devenir de las instituciones, del paso del hombre por la sociedad y de la sociedad que los creó.

Articulo publicado por : Amanda Rosales Bada(Mexico 2004)
extraido del sitio http://www.adabi-ac.org

aportes a la valoracion documental

En soporte para los estudios posteriores a la carrera de ARCHIVISTICA Y GESTION DOCUMENTAL... Estudiantes ENA y archivistas en general.