FISICAMENTE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN UNA SERIE DEBEN ESTAR JUNTOS?

La legislación establece que las herramientas de descripción funcionan en cuanto a las series adecuándose a los principios básicos para su organización y servicio funcional. (Respetando los principios básicos de orden original y de procedencia.)
Actualmente las herramientas de descripción archivística han sido modificadas, estableciendo pautas de funcionalidad más complejas pero efectivas a la vez. Véase en los catálogos electrónicos o en las bases de datos, inventarios de registro general o registros de ubicación topográfica.
Este cambio nos lleva a optar por la funcionalidad a la hora del servicio, siendo esta pauta la principal para el desarrollo de un archivo, ya que está establecido que los documentos se organizan por series, para el servicio y su funcionalidad, dando el acceso a las herramientas de gestión y descripción.
Por lo tanto debido a la funcionalidad de las herramientas de gestión y descripción, la unión de los documentos que conforman una serie, no siempre se cumple de forma estricta, ya que su servicio seguirá siendo de la misma forma efectivo, y podrá obedecer a los requerimientos internos para la organización, de la empresa o entidad, según la demanda de las prestaciones en el archivo.

La legislación, no pretende anular estos procedimientos, ya que solo establece pautas de organización en base a los principios básicos, que son fundamentalmente estrictos para su desarrollo en las entidades públicas, y sirven para la organización técnica de documentos en general.
Sin embargo, no sería anti técnico, el procedimiento de separación de documentos que conformen una serie, por que la legislación no lo establece y tampoco lo especifica como un procedimiento no valido.

analisis por JPP